O que é e como funciona a gestão de projetos?

Scrum, SMART... Você sabe o que são essas siglas? Dizem respeito à gestão de projetos. Descubra!
Gestão de projetos: equipe se organiza

A gestão de projetos é uma tarefa que pode trazer benefícios nos mais diversos setores econômicos. Por isso, cada vez mais, tem sido uma prioridade na contratação de novos funcionários e na organização de equipes. 

A agilidade e a eficiência de um projeto, somadas às demandas contemporâneas de conectividade de empresas e líderes, colocaram no centro a questão da organização.

Para os processos da empresa funcionarem, eles exigem coordenação e acompanhamento, promovendo estratégias que condizem com as demandas. Aqui, é papel do gestor de projetos manter o fluxo alinhado.

Nesse artigo, vamos explicar o que faz um gestor de projetos, quais são os tipos de projetos e como fazer uma gestão de projetos eficiente. Confira!

Como a gestão de projetos funciona?

A gestão de projetos consiste em delimitar, organizar, definir metas e deliberar recursos para organizar todas as etapas de um novo projeto e seus desdobramentos. Desse modo, a ideia é evitar surpresas e garantir que a liderança e os colaboradores estejam alinhados em cada etapa de um novo empreendimento

Pois desde o lançamento de um produto até uma campanha de marketing sazonal, é importante que os agentes de um projeto estejam alinhados. Com a gestão eficiente, esses projetos geram menos desperdícios e problemas de comunicação possibilitando mais espaços de inovação dentro das empresas.

Na prática, a gestão de projetos pode ser proveitosa em diferentes indústrias e, justamente por isso, tem se tornado um foco das empresas

Ao alocar corretamente os recursos disponíveis e manter o fluxo de trabalho eficiente, uma boa gestão de projetos também ajuda a melhorar a competitividade da empresa e pode ser o diferencial, principalmente em novos empreendimentos. 

Com a união de conhecimento técnico e adaptação a diferentes contextos profissionais, fica claro que a gestão de projetos é fundamental para as empresas. Por isso, um bom gestor tem grande trabalhabilidade e empregabilidade e pode se tornar um profissional muito requisitado.

O que faz um gestor de projetos?

O gestor de projetos é o profissional qualificado para criar propostas, acompanhar o desenvolvimento e alocar recursos para diferentes projetos. Geralmente, esse profissional faz uso de metodologias de gestão focadas na agilidade e na diminuição do desperdício, para manter a produtividade de sua equipe.

Por exemplo, a metodologia Scrum é conhecida por trazer mais rapidez no lançamento de produtos. Nela, as atividades são segmentadas em partes menores, que são completas em sprints, momentos em que a equipe deve concluir a tarefa em um tempo mais curto.

A ideia aqui é potencializar a solução de problemas, ao mesmo tempo em que a equipe consegue lidar com um aspecto de cada vez. Apesar de já ser muito comum em equipes enxutas e startups, esse método tem se popularizado em outros segmentos.

Outro método bastante conhecido é o Six Sigma: nele, os líderes e colaboradores focam na minimização de erros, otimizando o produto a cada ciclo. Com o uso de estatística e análise qualitativa, é possível mensurar erros e formas de minimizá-los.

Uma forma de incorporar estratégias de gestão eficiente ao seu trabalho é por meio da técnica Kanban. A técnica consiste em um tipo de quadro de avisos que separa cada tarefa e suas etapas.

Um projeto deve ser dividido em categorias pelo status, como “para fazer”, “fazendo” e “feito”. A partir daí, as tarefas são categorizadas e organizadas, de acordo com as prioridades de cada projeto. Em escritórios offline, isso pode ser feito por meio de post-its e lousas, mas equipes remotas já contam com versões digitais.

Essas são algumas das metodologias utilizadas por gestores de projetos para quantificar o custo e gerar expectativas de resultados, o que auxilia a empresa na sua tomada de decisões.

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Como está o mercado de trabalho para o gestor de projetos?

O mercado de trabalho tem ganhado espaço, mas para ser um bom gestor de projetos, é preciso ter as qualificações adequadas. Em linhas gerais, interessados na área buscam formação em Administração, Marketing, Comércio Exterior e afins, além de investir na formação continuada e garantir certificações na área. 

O Project Management Institute, responsável por fiscalizar a profissão, explica que a certificação mais avançada é a Profissional de Gestão de Projetos (PMP). De acordo com o portal vagas, a média salarial é R$ 4.742,00.

Quais tipos de projetos existem?

Existem alguns tipos diferentes de projetos, cujas especificidades impactam a forma como eles devem ser geridos. Conheça os principais: 

Projetos de implantação 

Os projetos de implantação visam desenvolver novas ideias ou recursos que serão usados pela empresa no futuro.  Aqui, por exemplo, ficam os produtos que a empresa quer desenvolver. 

O gestor de projetos tem como papel a integração de diferentes equipes, desde o time de inovação e tecnologia até a equipe de marketing, responsável pela divulgação do novo produto.

Ou seja, em um projeto de implantação, a gestão é focada em manter a produtividade e a conectividade entre diferentes setores da empresa. 

Projetos de melhoria contínua

Já os projetos de melhoria contínua têm como objetivo a manutenção de um sistema de trabalho eficiente. 

Desse modo, a empresa quer garantir que cada etapa de seu processo tenha um menor número de erros e desperdício. Assim, o gestor de projetos fica responsável por avaliar essas lacunas entre cada etapa e entender como elas podem ser otimizadas.

Por exemplo, se uma instituição educacional está com dificuldade em relação ao crescimento e a captação de alunos, o gestor de projetos analisa cada etapa (desenvolvimento, marketing, retenção) e quais medidas podem ser tomadas para evitar prejuízos.

Empresas de tecnologia são conhecidas por ter gestores de projetos focados em melhorar a produtividade. Em startups, por exemplo, o cuidado com a gestão de recursos faz toda a diferença no sucesso de um empreendimento.

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As 5 etapas na gestão de projetos

De modo geral, a gestão de projetos tem 5 etapas diferentes. Cada etapa deve ser feita com muita atenção e cuidado, para não impactar negativamente a etapa seguinte; e o gestor de projetos é o profissional responsável por garantir que cada etapa esteja finalizada antes de continuar o processo. Descubra quais são elas:

1. Iniciação,
2. planejamento,
3.  execução,
4.  monitoramento e
5.  encerramento. 

1. Iniciação

Na etapa de iniciação, os responsáveis pelo projeto devem determinar, em linhas gerais, os objetivos, os recursos, o cronograma e as possibilidades de um novo projeto.

Por exemplo, se uma instituição de educação superior (IES) busca lançar um novo curso de pós-graduação lato sensu, esse é o momento de escolher as pessoas envolvidas, o prazo e quais os benefícios que o projeto pode trazer para a empresa.

2. Planejamento

A etapa seguinte é o planejamento. Nesse momento, o gestor de projetos deve focar em delimitar objetivos, dividir o projeto em fases, definir questões como equipes e prazos específicos e organizar as tarefas correlatas. 

Um roteiro de projeto deve ser criado. A sigla SMART é muito usada nesse contexto para garantir que o roteiro esteja alinhado às expectativas. Portanto, as metas devem ser: Specific (específicas), Measurable (mensuráveis), Achievable (alcançáveis), Realistic (realistas) e Time-bound (com prazos). 

Assim, existe uma chance maior de sucesso e o gestor minimiza a falta de entendimento de um processo.

A IES que busca lançar um novo curso de especialização deve definir, seguindo a metodologia SMART, qual será exatamente o curso, quais alunos são o público alvo, quais docentes ficarão responsáveis, o que precisa ser criado no currículo, quando a equipe deve estar montada, qual o prazo final para credenciamento, etc.

3. Execução

A próxima etapa é a de execução. A gestão de projetos é a área que foca na organização dos processos. Então deve ter um olhar cuidadoso para quais tarefas devem ser concluídas antes de outras serem executadas.

Por exemplo, não é possível criar uma estratégia educacional para um curso que ainda não tem uma grade curricular definida, certo? Por isso, o gestor deve ter boa capacidade analítica e organizacional para manter o projeto funcionando e o diálogo entre equipes.

4. Acompanhamento

O acompanhamento é a etapa em que todo o cuidado é necessário. De acordo com as metas estabelecidas no início, o gestor deve analisar o ROI (retorno no investimento) dos processos, a capacidade de atingir prazos e metas e o que ainda deve ser feito para atingir os planos no tempo certo.

Existem diferentes formas de acompanhar o rendimento de um projeto, desde reuniões com a equipe até softwares de gestão de tarefas. O principal ponto, porém, é que o gestor esteja no ritmo do andamento do projeto e saiba identificar potenciais problemas antes que se tornem questões de mais impacto.

5. Encerramento

Se o projeto atinge sua conclusão, o processo de encerramento é fundamental para entender os erros, os acertos e a utilização de recursos. Para fins de aprendizado e incorporação de conhecimento a projetos futuros, o gestor deve documentar essa etapa de forma concisa.

Ou seja, é importante, para a gestão de projetos a longo prazo, que as atividades anteriores sejam registradas. Analisar o que funcionou, quais foram as dificuldades, a relação entre metas e resultados e quais riscos e benefícios um projeto trouxe, também é papel do gestor.

Quais são as características de um gestor de projetos eficiente?

Um bom gestor de projetos deve ter um conjunto de competências diversas. Além de ter perfil analítico e lógico, deve contar com conhecimento técnico da área em que atua. 

Apesar de ser um segmento da administração, o gestor de projetos atua em empresas de diferentes áreas. Por isso, é interessante que este profissional tenha experiência nelas. 

No caso da educação, um gestor de projetos especializado no setor tem a bagagem necessária para entender as vantagens e desvantagens de implantar projetos nesse contexto.

Também é fundamental que o gestor de projetos tenha as competências socioemocionais que os cargos de liderança exigem. Habilidades como ética, organização e responsabilidade tornam os processos mais claros para sua equipe, o que permite um rendimento maior de cada etapa do projeto.

Além disso, o líder deve sempre ter em mente o desenvolvimento das habilidades da equipe: definindo os objetivos com cuidado, pois é importante dar espaço para que a equipe tenha a autonomia necessária para cumprir suas obrigações com a expertise adquirida. 

Ou seja, um bom gestor de projetos sabe quando definir metas e quando deixar com que a equipe trabalhe de forma autônoma.

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Como fazer uma boa gestão de projetos

Como expusemos ao longo do texto, a gestão de projetos transforma a realidade das empresas. Por isso, cada vez mais elas investem na contratação e consultoria de profissionais especializados nessa tarefa.

A ideia é que os processos internos não tenham prejuízo por falta de comunicação ou má distribuição de recursos. Para organizar e melhorar o próprio trabalho, o gestor de projetos deve complementar sua experiência com recursos que aumentem o rendimento. Conheça alguns deles:

Ferramentas

Existem ferramentas que ajudam tanto o gestor quanto sua equipe a organizar o fluxo de trabalho. Essas ferramentas podem facilitar na comunicação entre equipes e também diminuir a necessidade de fazer reuniões de acompanhamento.

Softwares como Trello e Asana, de gestão de tarefas, podem ser usados para ter todos os agentes atualizados das mudanças. A visualização de cada etapa e das tarefas e cronogramas faz com que toda a equipe possa avaliar, de forma rápida, o andamento do projeto.

Além disso, essas ferramentas permitem que o usuário faça upload de arquivos e contam com calendários. Assim, não é necessário mudar de software para ter acesso a arquivos importantes ou entender o impacto de cada checklist no prazo final.

Todas as informações são visíveis dentro do próprio aplicativo evitando que os membros da equipe tenham que buscar informações em outros locais.

Com ferramentas de atribuição e monitoramento de tarefas, além de checklists para serem preenchidos, cada segmento de um projeto pode ser monitorado de forma independente, facilitando o acompanhamento.

Conhecimento

A busca por conhecimento é fundamental para um bom gestor de projetos. Procurar leituras e referências especializadas traz mais bagagem para a atuação profissional e beneficia toda a equipe. O Project Management Institute é a organização de referência mundial na área, trazendo certificação e materiais para gestores.

Mas também é importante conhecer obras de referência na área e se atualizar de forma constante. Os livros sobre gestão de projetos ajudam a extrair conhecimento importante e contar com a experiência de outros profissionais, que podem ser aplicados, com as modificações necessárias, no contexto de cada um.

Aprendizado

Além de estar sempre atualizado nas novidades do segmento e no conhecimento técnico do setor em que atua, o gestor de projetos pode — e deve! — aprender com a própria experiência.

Durante o ciclo de um projeto, é fundamental registrar os erros e acertos, e de seus impactos no fluxo geral de trabalho. Desse modo, o diálogo com a equipe e a documentação dos resultados traz informações valiosas sobre o que aconteceu em um projeto, além de torná-lo um espaço de aprendizado para o futuro. 
Esperamos que este artigo tenha te ajudado a compreender porque a gestão de projetos é uma área cada vez mais valorizada pelas empresas. Aproveite para conferir também o nosso guia completo sobre Internet das Coisas!

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